M-Files Doküman Yönetim Sistemi

Ricoh Avrupa tarafından yapılan araştırma elektronik doküman yönetim sistemi gerekliliğini desteklemektedir.

Ricoh tarafından Avrupa ve Amerika’da binlerce şirket üzerinde yaptırılan araştırmaya göre, her yıl milyarlarca avro verimsiz doküman yönetimi yüzünden boşa harcanmaktadır. Halbuki iyi bir doküman yönetim sistemiyle, tüm verimsiz çalışmalar çok daha verimli hale getirilebilir. Özet olarak Ricoh raporu mevcut iş dünyasındaki doküman yönetimindeki verimsizliği açık şekilde göstermektedir.

Ricoh İşlem Verimlilik İndeksi 2011 tarafından, 458 şirket üzerinde yapılan araştırmaya göre toplam 147 milyar Avro veya diğer bir ifadeyle 362 milyon çalışan saati önemli dokümanların işlenmesinde harcanmaktadır. Fakat elektronik doküman yönetim sistemi alt yapısının olmamasından dolayı bu maliyetin yaklaşık 47 milyar avrosu gereksiz ve verimsiz işlemlerde harcanmaktadır.

Ricoh Avrupa Başkan Yardımcısı Carsten Bruhn göre, görüşme yapılan şirketlerin birçoğunda hala eski ve manual şekilde doküman yönetiminden kaynaklanan milyarlarca avroluk verimsizlik bulunmaktadır. Bu da genel olarak şirketlerin geleceğini etkileyecek önemli bir unsurdur.

Bruhn, “Örneğin, şayet önemli bilgi içeren dokümanlar geleneksel çıktı alınmış halde işlem görürse, bu dokümanların yedeklenme probleminde ve güvenlik açısında iş riski çok artar. Ayrıca, çıktısı alınmış dokümanların kaybolması çok daha kolay olduğu gibi, gerektiğinde bulunmaları da bir o kadar zordur. Rapordan çıkan diğer bir acı gerçek de, çalışanların dokümanlar içerisinde kaybolmaktan, asıl işlerine odaklanmalarında yaşadıkları problemdir.  Bir yandan, müşteriden gelen problemi çözmeye çalışırken, bir yandan da o müşteriye ait verilere ve eski dokümanlara ulaşmaya çalışmaktadır. Rapordan çıkan en önemli sonuç, artık firmaların doküman süreçlerini elektronik ortama geçirerek, daha verimli ve kişilerden bağımsız bir sistem elde etmelerinin gerekliliğidir.”  diye belirtiyor.

Bruhn’a göre, görüşme yapılan şirket yöneticileri dokümanlarının ve iş süreçlerinin artık daha verimli ve kişilerden bağımsız olarak başarılı bir elektronik doküman yönetim sistemiyle yönetilmesi gerektiğine ikna oldular.

M-Files Doküman Yönetim Sistemi Tanıtım Videosu için TIKLAYINIZ!