M-Files Doküman Yönetim Sistemi
İş Yerinde Verimliliği Sağlamak
Temel amacımız her ölçüdeki firmaya kullanımı kolay, profesyonel doküman yönetim sistemi sunabilmektir. M-Files, bütün firmaların bütün ihtiyaçlarını karşılamak için özellik bakımından çok zengin bir yazılım olsa bile, kullanım kolaylığı ilk hedefimizdir. M-Files’a yeni bir özellik ekleyebilmemiz için ilk olarak o özelliğin kullanıcılar tarafından çok basit şekilde kullanılabileceğine inanmamız gerekmektedir. M-Files 7.0 içerisine eklenen e-posta yönetim araçları en güzel örnektir: epostaları M-Files’a kaydetmek için yapmanız gereken sadece sürükle bırak ile ilgili Outlook klasörüne epostayı bırakmak. Bu zaten Outlook içerisinde kullanılan çok standart bir işlem. Dolayısıyla, yeni olarak öğrenilmesi gereken birşey yok. İşin özü; “Eğer Windows’u kullanabiliyorsanız, M-Files’ı da kullanabilirsiniz.”
Basit Doküman Yönetim Sistemi Firmalar İçin Neden Önemli?
Birçok firma dokümanlarını ağ paylaşımı üzerinde belirli klasörlerde saklamaktadır veya önemli dokümanların kullanıcı bilgisayarları içerisinde dağınık olarak bulunmasıyla boğuşmaktadır. Yapılan araştırmalara göre iş hayatımızın %16’sını doğru dokümanı bulmaya çalışarak geçiriyoruz. Bu süre içerisinde bütün dokümanları, epostaları karıştırıyor ve ayrıca iş arkadaşlarımızı da rahatsız ederek onlardan da bu konuda yardım istiyoruz. Dokümanı büyük uğraşlar sonucunda bulduğumuz zaman da bu sefer problem o dokümanın son versiyon olup olmadığıdır. Günlük olarak belki de şu cümleleri çoğunlukla kullanıyoruz: “İhtiyacım olan bu doküman neredeydi?”, “Acaba hangi isimle kaydetmiştim?”, “Acaba bu son versiyon muydu?” İşte bütün bu süreç, bizim işlerimizi daha verimli ve hızlı şekilde yapmamızı engellemektedir. Önceden oluşturduğunuz bir dokümanı bulamayıp, tekrar yazmak zorunda kaldığınızı düşünebiliyor musunuz? Bu durum size inanılmaz bir zaman kaybına ve sonucunda da maddi kayba neden olacaktır.
M-Files İş Hayatınızda En Büyük Yardımcınız Olacaktır
M-Files, her ölçekteki firmanın ve organizasyonun doküman yönetimi ve iş süreçlerini sağlam temeller üzerine kuran, kullanımı kolay, fiyat avantajlı ve basitçe özelleştirilebilir doküman yönetiminden çok daha fazlasını sunan güçlü bir doküman yönetim sistemidir. M-Files’ı kullanmak için alışkanlıklarınızı değiştirmek zorunda da değilsiniz. Tamamen Windows’a entegre olarak sunulan M-Files ile doküman yönetimi çok basittir. M-Files geleneksel Windows klasör hiyerarşisini yok eder ve size mükemmel bir sistem sunar. Sürükle bırak yöntemiyle dokümanlarınıza özellik tanımlayacak ve sonrasında M-Files’ın arama yenetekleriyle dokümanlara saniyeler içerisinde ulaşabileceksiniz. Windows’a eklenen sanal sürücü üzerinden M-Files’a ulaşmak çok basittir. Doküman yönetimine ek olarak tanımlanacak yeni nesneler ile M-Files’ı firmanıza uygun hale getirebilir ve müşteri görüşmelerinden, proje dokümanlarına, tekliflerden gelen fakslara kadar birçok alanda M-Files’ı kullanabilirsiniz. Tüm bu yetenekler ile hedeflenen iş hayatında verimliliği sağlayabilmektir. Dolayısıyla, bize göre artık iş hayatında önemli olan çalışmak değil, asıl önemli olan verimli çalışmak olmalıdır.
